Utiliser un logiciel RGPD : pourquoi ?

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Posté le 29 janvier 2018

La date fatidique approche ! À partir du 25 mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) sera pleinement effectif. Il viendra régir tout traitement portant sur les données personnelles. Leitmotivs de ce nouveau règlement : une meilleure protection des informations personnelles et une responsabilisation des entreprises (humanisation des traitements, réflexion sur l’importance des risques, maitrise des nouvelles technologies…). Pour les établissements concernés, l’utilisation d’un logiciel RGPD s’avère indispensable pour se conformer aux nouvelles normes. Et voici en quelques lignes les principales raisons.

Un logiciel RGPD facilite le contrôle et la mise en conformité

Les nouvelles obligations imposées par le RGDP 2018 sont assez contraignantes. Et le respect de la plupart d’entre elles nécessite une bonne connaissance des différentes données traitées (sources, nature, destinations, cibles…). C’est là que l’utilisation d’un logiciel RGPD devient incontournable. Avec cet outil, il est facile de créer une cartographie détaillée et bien structurée des données manipulées. Comme avantage, cela va permettre une identification plus aisée des risques et des défis à relever pour se conformer au RGPD. Dans une large mesure, cela va également permettre de faciliter les contrôles faits par le DPO.

Réduction des risques

Dans notre société, il est difficile, voire impossible de se passer d’internet. Ce dernier est devenu incontournable pour s’informer, pour acheter…, pour vivre. Mais, on l’oublie souvent, internet c’est aussi un « aimant à information ». Pour les entreprises, les sites sont des outils sans pareil pour recueillir des informations qui vont servir à concevoir des produits plus attractifs, des offres plus personnalisées ou encore une stratégie marketing plus efficace. Mais l’augmentation de la quantité de données traitées s’accompagne également de l’augmentation des risques pour la vie privée, des risques réglementaires, des risques commerciaux, et également des risques stratégiques. Ici encore, l’utilisation d’un logiciel RGPD permet de réduire tous risques.

Optimisation de l’efficacité

Le RGPD impose aux entreprises des obligations dont l’application nécessite parfois une grande attention, mais surtout du temps. En effet, dans la pratique la résolution des problèmes liés aux données personnelles prend du temps à l’administration. D’autant plus qu’en cas d’écart à la loi, les sanctions sont relativement importantes. L’optimisation de l’efficacité de gestion et la rapidité dans la recherche de solution (synthétisation des risques) figurent parmi les plus grands avantages d’un logiciel RGPD.

Implication de tous dans le processus de protection des données

La responsabilisation des entreprises est l’un des plus grands axes du RGPD. Il s’agira dorénavant de prouver sa conformité avec la nouvelle règlementation et non plus d’attendre le contrôle des autorités compétentes. L’implication de tous sera alors indispensable. Dirigeants d’entreprise, DPO, sous-traitants et tout le personnel lié de près ou de loin à la mise en œuvre d’un traitement devront alors travailler de concert pour mettre en place et appliquer au mieux une politique de protection des données efficace. Un logiciel RGPD sera alors indispensable pour présenter de manière simple et claire les risques et les enjeux des traitements. Un logiciel RGPD va également servir à concevoir de meilleures pratiques de protection des données.

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