Comment digitaliser ses évènements à moindre coût ?

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Posté le 25 juin 2018

On entend de plus en plus parler de transition digitale, tous secteurs confondus. Alors à quoi cela correspond-il ? Et dans quelle mesure est-il indispensable de passer au digital, dans un monde où la concurrence est de plus en plus acharnée ? Le digital va permettre aux entreprises, tant sur le plan stratégique qu’opérationnel, de développer sa visibilité, et de ce fait de se développer. C’est également une bonne technique pour se démarquer de la concurrence ! Un bon moyen donc d’augmenter sa part de marché, mais il s’agit également d’un atout pour mieux s’organiser et travailler mieux. En effet, des outils digitaux vont permettre d’automatiser certaines tâches contraignantes, pour générer un gain de temps, et donc d’argent ! Vous allez pouvoir prendre votre part : les grosses structures n’ont plus la main sur le marché ! Vous l’aurez bien compris, en négligeant cette transition, vous laisserez la part à vos concurrents, qui auront déjà passé le cap !

Et dans l’évènementiel ?

Comment les organisateurs d’évènements, concerts, festivals, salons ou congrès, peuvent-ils mettre le digital au service de leurs évènements ?

Passons le choix de l’évènement, du lieu ou encore des licences, et allons directement dans la partie organisationnelle des évènements professionnels, qu’implique la transition digitale ici ?

En amont de l’évènement, la digitalisation va pouvoir apporter un gros plus sur la gestion des invitations et les inscriptions. Découvrez comment la digitalisation va permettre un énorme gain de temps et d’argent !

Des outils comme Yurplan sont à disposition des organisateurs, dans le but de faciliter et d’automatiser certaines tâches qui peuvent s’avérer répétitives, et chronophages, et ainsi augmenter la productivité des équipes. De ce fait, tout le monde pourra se focaliser sur d’autres tâches, plus prioritaires.

Pour commencer, voyons la partie centrale de l’évènement, ce qui fait l’évènement : les participants ! L’évènement n’est rien sans ses participants ! Et grâce aux digital, les organisateurs vont pouvoir remettre leurs participants au cœur de leur stratégie évènementielle. Une expérience qui va se personnaliser ! Voyons les différentes étapes de la digitalisation d’un évènement…

Au niveau des invitations et des inscriptions

Finis les badges et billets en papier ! Réserver sur un guichet physique n’est désormais plus la seule option. En effet, cette méthode peut être coûteuse pour l’organisateur, et contraignante pour les futurs participants. Avec les nouvelles méthodes digitales, les futurs participants pourront s’inscrire directement depuis leur ordinateur ou smartphone, et ainsi recevoir et garder leur billet dans leur poche sur leur téléphone !

L’organisateur a besoin d’envoyer des invitations ?

De la même manière, il existe des solutions pour éviter l’envoi traditionnel coûteux par la poste ! Le temps de l’impression, de l’achat de timbres et d’enveloppes, et du déplacement à la poste est révolu ! Désormais, ce processus peut être simplifié et réalisé entièrement en ligne … pour un coût quasi nul ! En effet, ces invitations peuvent désormais être envoyées directement par email. De plus, ce canal de distribution d’invitations permet une analyse des retombées des campagnes bien plus précise que l’envoi papier classique. Par exemple, l’organisateur pourra suivre en temps réel qui a retiré son invitation, et ainsi pourra prédire bien avant son évènement l’affluence du jour J.

On peut également appuyer sur le bénéfice écologique que cela va engendrer !

Côté pratique pour les participants : ils auront accès à toutes les informations pratiques de l’évènement (date et heure, accès, programme…) depuis leur téléphone, par exemple grâce à l’application mobile de l’évènement. Un gros plus qui pourra faire augmenter le succès des évènements, directement lié aux participants !

L’étude de la qualité grâce au digital

Les organisateurs peuvent désormais aller plus loin dans l’analyse et l’amélioration de leurs évènements en prenant l’avis à chaud sur la satisfaction et sur la qualité des participants grâce aux outils digitaux.

Administrer un questionnaire de satisfaction à tous ses participants pendant ou après l’évènement n’est qu’une formalité avec les nombreux outils à disposition. Ces retours peuvent se transformer en une précieuse donnée qui permettra d’améliorer la qualité de ses prochains évènements. Découvrez en plus dans cet article.

Cela peut paraître contraignant pour les novices. Cependant, le bénéfice se retrouve des deux parties : l’organisateur récolte des retours fondés, et le participant se sentira concerné et au cœur de l’évènement puisqu’il saura que son avis est pris en compte.

L’organisateur n’est donc plus qu’à un pas de la fidélisation ! Vous pourrez d’ailleurs retrouver ici un article sur la relation client en évènementiel.

D’autres applications de la digitalisation des évènements ? Il est maintenant possible de dresser un bilan des visites, en définissant les zones froides et chaudes de l’évènement, donc les zones qui attirent du monde, ainsi que les moments d’affluence à l’entrée. Là encore ce sont des informations qui peuvent être primordiales pour l’organisateur, qui saura connaîtra ainsi exactement le comportement des participants pendant l’évènement, et ainsi mieux préparer ses prochaines éditions.

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