Gestion d’inscription d’événement : facilitez-vous la vie avec des outils en ligne

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Posté le 23 décembre 2020

Gérer les inscriptions à des événements n’est pas toujours chose facile. C’est pour cela qu’une solution d’inscription en ligne est devenue indispensable. Du recueil des informations de base à la gestion des flux en passant par la communication aux inscrits et à l’analyse des données, vous allez voir que la gestion des inscriptions en ligne révolutionne l’organisation de vos événements.

Pourquoi opter pour la gestion d’inscription d’événement en ligne ?

Lorsque vous créez un événement, il est essentiel de disposer des informations de base concernant les participants, mais aussi de garder un oeil sur le nombre d’inscrits et de les relancer pour vous organiser. Afin de gagner un temps précieux, la gestion d’inscription à des événements en ligne est la solution à mettre en place. En effet, sur le web, vous pouvez d’une part créer un formulaire simple et intuitif permettant aux inscrits d’entrer toutes les informations dont vous avez besoin (identité, âge, présence à un repas, etc.), mais la gestion d’inscription d’événement en ligne permet de plus d’intégrer des sous-catégories, dans le cas où vous proposez divers ateliers pour lesquels vous avez besoin de contrôler la jauge des participants.

Pour le bon déroulé d’un événement, il est en effet important de pouvoir modérer les entrées et de gérer les quotas, en envoyant des e-mails de confirmation d’inscription ou en indiquant au contraire qu’une inscription n’est plus possible.

Pour les événements payants, la gestion d’inscription d’événement en ligne permet d’effectuer des paiements directement sur Internet, une bonne façon d’éviter d’avoir à le faire le jour J. Une fois inscrits et une fois l’entrée payée, les participants reçoivent l’e-mail de confirmation avec l’ensemble des informations importantes à connaître. E-badge ou bien encore QR Code, digitalisez la solution d’accès à l’événement en envoyant le support directement par mail, puis incitez les participants à l’intégrer à leur calendrier et à leur Apple Wallet en un clic, en intégrant ces fonctions à votre confirmation d’inscription.

Gardez le lien avec vos participants et analysez vos données en fin d’événement

On sait à quel point il est nécessaire de garder le lien avec les participants jusqu’au jour de l’événement. Pour cela, la gestion d’inscription d’événement en ligne vous offre la possibilité de créer des campagnes multicanales. Vous programmez ainsi l’envoi de SMS, de mails ou de notifications aux moments que vous souhaitez, afin de vous assurer que les futurs participants n’oublient pas de venir, mais aussi afin qu’ils soient informés des dernières actualités et des mises à jour concernant l’événement.

Enfin, digitaliser la gestion d’inscription d’événement facilite l’organisation globale de l’event, en prévoyant le matériel, la nourriture, les boissons et tout ce qui est nécessaire au bon déroulé de l’événement et à l’anticipation des besoins des participants. Mais c’est aussi la possibilité dans un deuxième temps d’avoir accès à des informations qu’il est opportun d’analyser pour juger du succès de l’événement ou non, tout comme faire des statistiques. Ces données permettront d’adapter l’organisation de futurs événements, en ciblant les profils, les lieux d’habitation, etc.

La gestion d’inscription d’événement en ligne est une réelle occasion de gagner en efficacité et en productivité. Cette solution est aussi bien adaptée aux entreprises spécialisées dans l’organisation d’événements qu’à celles qui organisent des temps forts ponctuels.

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