Notes de frais : simplifiez-vous la vie

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Posté le 04 octobre 2018

En entreprise, les notes de frais sont des éléments de comptabilité qui demandent énormément de temps à traiter. Et plus l’entreprise est importante, plus il est susceptible d’en avoir en grand nombre. Cependant des solutions existent pour simplifier la vie des comptables, il s’agit de logiciel note de frais.

Qu’est ce qu’une note de frais ?

Par définition, une note de frais est une dépense qu’un salarié réalise pour l’exercice de son activité professionnelle. Les frais générés sont généralement remboursés par l’employeur si le salarié justifie clairement ses dépenses. La nature des frais peut être lors d’un déplacement comme des frais d’autoroute, d’essence, de train, d’avion, de parking ou d’hôtel. Cela peut également être des frais lié à la restauration des salariés en extérieur, ou s’ils invitent un client par exemple pour parler affaires.

Les notes de frais : faire attention aux fraudes

Cependant, certaines personnes malveillantes n’hésitent pas à frauder en trouvant des moyens de gonfler leurs notes de frais pour gagner de l’argent, voici comment.

Pour commencer, certaines personnes rallongent les temps de trajets en voiture pour déclarer plus de km, ou changent de véhicule entre celui déclarer à la boite (remboursement basé sur ce dernier) et un véhicule moins gourmand. Il y a aussi les personnes qui prennent un billet TGV en 1ère classe pour faire une note de frais, mais se font rembourser et prennent un billet classique, la plus-value est dans votre poche. Certains se risquent même à s’inventer des RDV clients afin de faire une note de frais imaginaire. Concernant les frais de repas, certaines personnes invitent des amis au restaurant et les faits passés pour des clients.

Il y a donc de nombreux moyens pour augmenter ses notes de fait, même si cela se réduit avec les contrôles plus fréquents. De plus, des solutions existent afin de les limiter.

Des outils efficaces

Passer par un logiciel de gestion de note de frais fera sûrement gagner de l’argent à votre entreprise, car il faut savoir qu’environ 15 à 20% des salariés ont déjà déclaré avoir fraudé pour une de leur note de frais. Ses logiciels apportent de nombreux avantages. Ils permettent notamment de gagner du temps dans la gestion de celles-ci, en simplifiant les démarches à la fois des salariés et de l’entreprise. Comme par exemple, prendre une photo de son justificatif suffi à faire preuve, cela permet à un salarié en déplacement de directement déclarer ses notes de frais via son smartphone. Cela  permet également une meilleure transparence, avec par exemple la géolocalisation dans une application qui rembourse. Et pour finir, cela permet aussi de limiter des erreurs lors des remboursements ce qui permet encore une fois de gagner du temps.

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