Qu’est-ce que la numérisation fiable ou fidèle ?

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Posté le 10 novembre 2017

Le papier aurait-il fait son temps ? Le cadre réglementaire qui entoure la numérisation et la dématérialisation autorise désormais à ne pas conserver l’original papier au profit de la copie numérique. Le seul préalable, c’est d’avoir procédé à une numérisation qui répond à des critères précis d’intégrité, de traçabilité et d’archivage des documents. Ce procédé est appelé numérisation fidèle ou copie fiable. Quelles sont les contraintes associées ?

C’est le décret d’application de l’article 1379 du Code civil qui définit les modalités de mise en œuvre d’une copie fiable dont la valeur probante est équivalente à celle de l’original papier qu’elle remplace. Il précise qu’une copie est présumée fiable dès lors qu’il s’agit d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé dont la conformité est définie par la loi.

Le caractère fiable ou fidèle est garanti par quatre critères principaux qui font l’objet d’un référentiel de certification établi par l’Afnor (Association française de normalisation), qui les a réunis au sein de la norme NF Z42-026.

Qualification de la chaîne de numérisation

Premier élément à envisager : la qualité de la numérisation et sa capacité à délivrer une copie numérique dont les caractéristiques (résolution, densité de couleur, netteté) garantissent une lisibilité au moins équivalente à celle de l’original. Ce prérequis impose de faire appel à des outils de numérisation (scanners) dont les capacités ont été mesurées pour établir un rapport de qualification. Il suppose également que l’outil soit réévalué à chaque fois qu’un changement majeur est opéré et que des échantillons caractéristiques de chaque typologie de document aient été numérisés à des fins de test.

Quand une entreprise choisit d’externaliser sa numérisation, le prestataire se charge de réaliser ces étapes de qualification. Il doit pouvoir fournir un document formalisant de façon précise les modalités de sa numérisation.

Justification de la fidélité et procédures de contrôle

Que se passerait-il si un tiers ou une autorité administrative venait à contester le caractère fiable d’un document ? Pour éviter tout contentieux, il est indispensable de pouvoir justifier la fidélité de la copie. Quand l’original papier a été conservé, il suffit d’aller le chercher dans ses archives pour lever toute ambiguïté, mais puisque l’objectif est de mettre un terme à la conservation des documents physiques, une justification numérique s’impose.

Chaque opération de la numérisation fidèle doit donc faire l’objet d’un enregistrement spécifique : une sortie de procès-verbal qui témoignera que la copie a été réalisée conformément au cahier des charges établi par le donneur d’ordre.

Conformité et traçabilité

Qu’arrive-t-il ensuite à la copie une fois qu’elle quitte la chaîne de numérisation proprement dite ? Pour que le fichier conserve sa valeur probante, il faut garantir que son intégrité n’a pas été compromise. Ici entrent donc en œuvre toutes les solutions d’empreinte numérique et d’horodatage qui fonctionnent comme autant de scellés attestant de l’absence d’altérations.

Archivage et intégrité des copies numériques

La conservation dans un système d’archivage électronique (SAE), est un dispositif de stockage devant lui aussi répondre à des exigences précises. Celles-ci englobent notamment le format de fichier utilisé : il doit se révéler interopérable, c’est-à-dire consultable sur différents supports informatiques sans recours à des solutions logicielles complexes à mettre en œuvre, et capable de conserver l’ensemble des métadonnées et des signatures numériques mises en œuvre dans les étapes précédentes de la numérisation.

L’entreprise doit également pouvoir attester de la sécurité de ses installations d’archivage : l’intégrité de la copie n’est en effet plus garantie si le fichier est susceptible d’être modifié par un tiers qui viendrait rompre la chaîne de numérisation.

Chacun de ces points vise à garantir que le document conservera sa valeur probante au fil du temps. Une entreprise donneuse d’ordre doit par exemple être en mesure de justifier la fiabilité de sa numérisation même si elle a cessé de travailler avec le prestataire qui a réalisé la copie du document concerné.

L’accompagnement vers le zéro papier

C’est au prix des différentes contraintes que l’entreprise est en droit d’envisager d’arrêter de commander des boîtes d’archives et des rames de papier. Le processus semble complexe au premier abord, mais il est en réalité basé sur des notions de bon sens. Locarchives, le spécialiste de la dématérialisation et de l’archivage vous fournira toutes les sécurités nécessaires, ainsi que l’indispensable accompagnement dans la mise en œuvre de la stratégie de dématérialisation. La clé du succès ? Avancer par étapes, en commençant par numériser les documents dont la criticité est la moins élevée, puis étendre le périmètre de la gestion électronique au fur et à mesure de la montée en compétence sur ces sujets.

Bien que la réglementation française et européenne soit encore promise à quelques évolutions, les modalités de constitution d’une copie fiable ne changeront pas. Le décret daté de décembre 2016 qui ouvre la voie vers la disparition du papier résume assez bien les fondamentaux et la philosophie de cette copie fidèle.

    • Il énonce en effet les points suivants :

    • La copie fiable doit comprendre des métadonnées qui renseignent sur les conditions de sa création et le contexte de la numérisation.
    • Le procédé de numérisation des documents doit être qualifié par le biais de tests établis sur des documents similaires et vérifié par des contrôles.
    • L’intégrité de la copie doit être assurée soit au moyen d’un horodatage, d’une signature ou d’un cachet électronique, définit le règlement sur l’identification électronique et les services de confiance.
    • La traçabilité de la numérisation doit être garantie pendant toute la durée de conservation de la copie.
    • La copie doit être conservée de façon sécurisée.
    • Le processus de numérisation et de conservation doit être documenté de façon à pouvoir soutenir et servir un éventuel audit.

Avec la copie fiable et la certification des procédés de numérisation, il devient possible d’obtenir des fichiers numériques qui ont la même valeur juridique que les originaux, souvent imprimés uniquement pour recueillir une signature manuscrite. En attendant de pouvoir tirer pour de bon un trait sur les originaux, mettre en œuvre dès maintenant une stratégie de numérisation fiable vous permettra de mieux maîtriser les risques liés à vos documents et construire un système d’archivage électronique à vocation probatoire pour l’administration électronique de demain.

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